Duties and Responsibilities of an HR Assistant, Administration Assistant, Public Relations Clerk ഡ്യൂട്ടികൾ എന്തെല്ലാം?

ദുബായിൽ HR Assistant, Administration Assistant, Public Relations Clerk എന്നീ ജോലികൾ തമ്മിൽ സാങ്കേതികമായി വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിലും, പലപ്പോഴും (പ്രത്യേകിച്ച് ചെറിയ കമ്പനികളിൽ) ഒരാൾ തന്നെയാകും ഈ കാര്യങ്ങളെല്ലാം ചെയ്യുന്നത്.

ഈ മൂന്ന് തസ്തികകളുടെയും പ്രധാന ജോലികൾ, പ്രത്യേകിച്ച് വിസ, ലേബർ, WPS എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ താഴെ മലയാളത്തിൽ വിശദീകരിക്കുന്നു.

1. പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾ (Core Duties)

ഈ തസ്തികകളിൽ ഇരിക്കുന്ന ഒരാൾ ചെയ്യേണ്ട പ്രധാനപ്പെട്ട 3 കാര്യങ്ങൾ ഇവയാണ്:

A. വിസ & ലേബർ (Visa & Labour Documentation)

ഇത് ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഉത്തരവാദിത്തമാണ്. ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ ജോലിക്കെടുക്കുന്നത് മുതൽ വിസ അടിക്കുന്നത് വരെയുള്ള ഘട്ടങ്ങളാണിത്:

• ഓഫർ ലെറ്റർ (Offer Letter): പുതിയ ജീവനക്കാരന് ലേബർ മന്ത്രാലയത്തിൽ (MoHRE) നിന്നുള്ള ജോബ് ഓഫർ ലെറ്റർ തയ്യാറാക്കി നൽകുക.

• ലേബർ കോൺട്രാക്റ്റ് (Labour Contract): ഓഫർ ലെറ്റർ ഒപ്പിട്ടു കഴിഞ്ഞാൽ ലേബർ കോൺട്രാക്റ്റ് ടൈപ്പ് ചെയ്യിപ്പിക്കുക, അത് ജീവനക്കാരനെക്കൊണ്ട് ഒപ്പിടുവിക്കുക.

• വിസ പ്രോസസ്സിംഗ്: എൻട്രി പെർമിറ്റ് (Entry Permit) എടുക്കുക, മെഡിക്കൽ ടെസ്റ്റ് (Medical Fitness), എമിറേറ്റ്സ് ഐഡി (Emirates ID) എന്നിവയുടെ നടപടികൾ പൂർത്തിയാക്കുക.

• വിസ സ്റ്റാമ്പിംഗ്: പാസ്‌പോർട്ടിൽ വിസ സ്റ്റാമ്പ് ചെയ്യാനായി ഇമിഗ്രേഷനിൽ (GDRFA) അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കുക.

• പുതുക്കൽ (Renewals): വിസ, ലേബർ കാർഡ്, എമിറേറ്റ്സ് ഐഡി എന്നിവ കാലാവധി കഴിയുന്നതിന് മുൻപേ പുതുക്കുക.

B. ശമ്പള വിതരണം (WPS - Wage Protection System)

യു.എ.ഇയിൽ ശമ്പളം നൽകുന്നത് കൃത്യമായ നിയമങ്ങൾ പാലിച്ചായിരിക്കണം.

• ശമ്പള പട്ടിക (Payroll): എല്ലാ മാസവും ജീവനക്കാരുടെ ഹാജർ (Attendance), ഓവർടൈം (Overtime), ലീവ് എന്നിവ കണക്കാക്കി ശമ്പള ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക.

• WPS Transfer: തയ്യാറാക്കിയ ശമ്പള ലിസ്റ്റ് ബാങ്ക് വഴിയോ എക്സ്ചേഞ്ച് വഴിയോ 'WPS സിസ്റ്റം' വഴി അയക്കുക.

• WPS Compliance: എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കും കൃത്യസമയത്ത് ശമ്പളം അക്കൌണ്ടിൽ എത്തി എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക. ഇതിൽ വീഴ്ച വന്നാൽ കമ്പനിക്ക് ബ്ലോക്ക് വീഴാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.

C. ഓഫീസ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (Office Administration)

• ഫയലിംഗ് (Documentation): എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പാസ്‌പോർട്ട് കോപ്പി, വിസ കോപ്പി, ലേബർ കോൺട്രാക്റ്റ് എന്നിവ കൃത്യമായി ഫയൽ ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുക (Hard copy & Soft copy).

• കാലാവധി ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ (Expiry Tracking): ട്രേഡ് ലൈസൻസ്, വിസ, ഇൻഷുറൻസ് എന്നിവയുടെ കാലാവധി തീരുന്ന തീയതികൾ എക്സൽ ഷീറ്റിലോ മറ്റോ രേഖപ്പെടുത്തി മാനേജ്‌മെന്റിനെ മുൻകൂട്ടി അറിയിക്കുക.

• ഇൻഷുറൻസ്: ജീവനക്കാരുടെ മെഡിക്കൽ ഇൻഷുറൻസ് കാർഡുകൾ (Health Insurance) എടുക്കാനും പുതുക്കാനും ഉള്ള നടപടികൾ ചെയ്യുക.

---

2. തസ്തികകൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം (Difference in Roles)

വലിയ കമ്പനികളിൽ ഈ ജോലികൾ മൂന്ന് പേരാായിരിക്കും ചെയ്യുന്നത്. എന്നാൽ ചെറിയ കമ്പനികളിൽ ഇത് ഒരാൾ തന്നെയായിരിക്കും.

തസ്തിക	പ്രധാന ചുമതല (Focus Area)
HR Assistant	ജീവനക്കാരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ: ലീവ്, ഹാജർ, ശമ്പളം (WPS), പരാതികൾ പരിഹരിക്കൽ, റിക്രൂട്ട്‌മെന്റ് തുടങ്ങിയവ.
Admin Assistant	ഓഫീസ് നടത്തിപ്പ്: ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കുക, ഫോൺ കോളുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക, ഓഫീസ് ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ള സാധനങ്ങൾ (Stationery) വാങ്ങുക, മീറ്റിംഗുകൾ അറേഞ്ച് ചെയ്യുക.
PR Clerk / PRO	സർക്കാർ കാര്യങ്ങൾ: വിസ അടിക്കുക, ലൈസൻസ് പുതുക്കുക, ലേബർ ഓഫീസ്, ഇമിഗ്രേഷൻ എന്നിവിടങ്ങളിൽ പോയി കാര്യങ്ങൾ നടത്തുക.

പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക: പലരുടെയും വിസയിൽ "Public Relations Clerk" എന്നായിരിക്കും തസ്തിക (Designation). ഇതിനർത്ഥം അവർ കമ്പനിയുടെ പി.ആർ.ഒ (PRO) വർക്കുകൾ ചെയ്യാൻ നിയോഗിക്കപ്പെട്ടവരാണ് എന്നാണ്. ഇവർക്ക് ലേബർ കാർഡ് ലഭിച്ചാൽ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ കമ്പനിയെ പ്രതിനിധീകരിക്കാം.

---

3. ജോലിയുടെ സ്വഭാവം (Nature of Work)

• ഉത്തരവാദിത്തം (High Responsibility): ഒരാളുടെ വിസയോ എമിറേറ്റ്സ് ഐഡിയോ അടിക്കാൻ വൈകിയാൽ വലിയ തുക പിഴ വരും. അതിനാൽ വളരെ ശ്രദ്ധയോടെ ചെയ്യേണ്ട ജോലിയാണിത്.

• കമ്പ്യൂട്ടർ അറിവ്: ഇപ്പോൾ മിക്കവാറും എല്ലാ കാര്യങ്ങളും (MoHRE, GDRFA, Dubai Now) ഓൺലൈൻ വഴിയാണ്. അതിനാൽ കമ്പ്യൂട്ടർ നന്നായി ഉപയോഗിക്കാൻ അറിഞ്ഞിരിക്കണം.

• അപ്‌ഡേറ്റഡ് ആയിരിക്കണം: യു.എ.ഇയിലെ വിസ നിയമങ്ങളും ലേബർ നിയമങ്ങളും ഇടയ്ക്കിടെ മാറാറുണ്ട്. ഈ മാറ്റങ്ങൾ എപ്പോഴും അറിഞ്ഞിരിക്കണം.

ചുരുക്കത്തിൽ, കമ്പനിയിലെ ജീവനക്കാരുടെ നിയമപരമായ എല്ലാ രേഖകളും കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക എന്നതാണ് ഈ റോളിലെ പ്രധാന ജോലി.